Fünf Tipps für den problemlosen E-Mail Versand
E-Mail ist ein zentrales Kommunikationsmittel geworden. Leider ist es – in Form von Spam – auch ein zentrales Ärgernis geworden. Vier Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails ankommen.
Datenmenge beschränken
Trotz ständig wachsenden Bandbreiten sollte man die Datenmenge bei E-Mails auf ein vernünftiges Mass beschränken. Viele Mailprovider definieren Obergrenzen und blockieren zu grosse E-Mails. Ausserdem greifen immer mehr User mobil auf E-Mails zu und dafür können nach wie vor heftige Kosten anfallen.
Korrekte Adressierung
Achten Sie darauf, dass die Absender-Adresse korrekt ist. Die meisten Mailserver überprüfen, ob die angegebene Mail-Domain existiert und ob die Domain der Absenderadresse mit derjenigen des Mailservers, von dem die Mail geschickt wurde, übereinstimmt. Manche überprüfen auch, ob die Mailbox auf dem Mailserver tatsächlich existiert.
Gültige E-Mail Adressen verwenden
Verwenden Sie nur gültige Empfängeradressen und vermeiden Sie kommerziell erworbene E-Mail Listen. Anbieter von Black Lists verwenden Spam-Fallen: E-Mail Adressen werden auf Webseiten versteckt, so dass sie nur von Web-Spidern gefunden werden. Wenn ein Mailserver eine E-Mail an eine solche Adresse sendet, wird er gesperrt. Mailanbieter verwenden diese Black Lists als Basis für Spam-Filter.
Adressen pflegen
E-Mail Adressen ändern sich. Daher müssen Versandlisten gepflegt werden. Falls eine Empfängeradresse nicht existiert, wird dies dem Absender per Non Delivery Report (NDR) mitgeteilt. Die ungültige E-Mail Adresse kann dann sofort von der Versandliste gelöscht werden. Dies ist wichtig, denn wenn zu viele ungültige E-Mails verschickt werden wird der Versand verzögert (Graylisting) oder gar geblockt (Blacklisting). Sehr wirkungsvoll sind dabei E-Mail-Abos mit einer Laufzeit. Diese räumen sich selbst auf.
Schweizer Gesetzgebung beachten
In der Schweiz dürfen per Gesetz Massenmails nur an Empfänger geschickt werden, die dies ausdrücklich wünschen (Opt-In). Daneben sollten Sie den Empfängern die Möglichkeit geben, sich jederzeit wieder aus der Adressliste entfernen zu lassen (Opt-Out).