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Mehr Chat für weniger Mails

Edina Gallos    23.07.2020   Kommunikation, Applikation, Arbeitstechnik

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Nur ein kurzer Austausch zum kommenden Update? Da fliegen gut und gerne zehn E-Mails hin und her, jede davon mit dem bisherigen Mailverlauf im Gepäck. Übersichtlich ist das nicht. Das merkt man spätestens, wenn man in alten Konversationen nach Dateien sucht oder nachschauen muss, was man vor einigen Monaten genau vereinbart hat. Kein Wunder sind Instant-Messenger im professionellen Kontext schon lange auf dem Vormarsch. Sie ermöglichen es, Text-, Sprach- und Videonachrichten sowie multimediale Inhalten einfach zu teilen.

Sechs Vorteile von Instant-Messaging

aspectra setzt in der internen Kommunikation und im Austausch mit Kunden seit Jahren auf Instant-Messaging-Lösungen. Wir schätzen dabei folgende Vorteile:

• Intuitive Usability: Ob damals im Bluewin-Chat oder heute per WhatsApp, Facebook oder Instagram: Fast alle haben schon einmal eine Chat-Funktion genutzt. Enterprise-Lösungen unterscheiden sich in der Anwendung kaum von den bekannten Messengern. Aufwendige Nutzerschulungen erübrigen sich.
• Übersicht: Nutzer oder Gruppen können Themen oder Organisationseinheiten folgen. Die Zusammenstellung virtueller Teams oder neuer Themen-Channels dauert nur Sekunden.
• Zukunftsgerichtet: Instant-Messaging unterstützt, was viele Firmen in Zukunft erreichen wollen: das Funktionieren als dynamische Ansammlung von Ad-hoc-Teams.
• Einheitliche Ansicht: Unterschiedliche Mail-Programme und Sicherheitseinstellungen führen zu unterschiedlichen Ansichten, nicht so beim Instant-Messaging. Hier sehen alle das Gleiche.
• Kein geblähtes E-Mail-Postfach: Das Aufbewahren von E-Mails zu Dokumentationszwecken erübrigt sich ebenso wie aneinandergereihte Antworten. Jede Konversation ist zentral abgespeichert und einsehbar. Die Nutzer können Vergangenes einfach per Suchfunktion nachlesen.
• Archiv: Abgeschlossene Konversationen und/oder Themen wandern ins Archiv. Dieses können Nutzer aber jederzeit reaktivieren oder durchsuchen.

Sinnvoll ergänzen

Und das gute alte Telefon? Bei aspectra können wir uns nicht vorstellen, auf Telefonie bzw. VoIP ganz zu verzichten. Der persönliche Kontakt über das Telefon ist nach wie vor wertvoll und stärkt die Kundenbeziehung. Messaging ergänzt Anrufe. Code-Schnipsel und Links kann man sich unkompliziert während dem Call hin und her schicken und so das kollaborative Arbeiten verbessern. Einge Tools bieten eine Kombination beider Funktionen. Auch E-Mail nutzen wir weiterhin – beispielsweise wenn wir komplexe Informationen weitergeben, die sich unsere Kunden für den späteren Gebrauch abspeichern wollen.

Wie aspectra sicherstellt, dass die Chatdaten sicher sind und für welche Lösung wir uns entschieden haben, erfahren Sie demnächst in einem zweiten Blogbeitrag zum Thema.

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